Saiba o que é e qual a importância da auditoria de primeira parte

Existem alguns tipos de auditoria, cada uma com a sua importância em particular. A auditoria de primeira parte é, muitas vezes, a mais negligenciada pelas empresas, as quais acreditam que não é importante ou necessária. No entanto, é ela que dá a segurança para que a organização receba um auditor externo.

Você conhece esse tipo de verificação organizacional? Quer saber como fazer, inclusive, na área de saúde e segurança do trabalho e qual é a sua importância? Então, continue a leitura e tire suas dúvidas.

O que é auditoria de primeira parte?

A auditoria de primeira parte — ou, interna — é uma tarefa de verificação de possíveis não-conformidades, isto é, de atividades que possam estar ocorrendo de maneira incorreta ou ineficaz. Esse procedimento requer cuidado e atenção, então pode durar por mais de um dia, a depender da quantidade de processos envolvidos na empresa.

Após isso, os setores conseguem fazer os planos de ações para implementar as mudanças e a otimização dos procedimentos necessários, o que possibilita a melhoria nos resultados a serem obtidos pela equipe, tendo em vista o maior alinhamento.

Como deve ser feita?

Ela precisa ser feita por um profissional que entenda bem de cada processo da empresa e com a maior imparcialidade possível. Por isso, muitas organizações contratam um profissional externo ao seu quadro de funcionários. No entanto, pode ser realizado também por um colaborador, como o gestor de qualidade, por exemplo.

Há inúmeras formas de se executar uma auditoria interna ou de primeira parte. Vamos oferecer aqui uma sugestão simples de etapas necessárias para termos sucesso.

• Definição dos objetivos da auditoria: por que será realizada, que processos serão verificados e que resultados são esperados;
• Estabelecer um cronograma e um plano de execução: quando será verificado cada processo, que ferramentas serão necessárias e que requisitos serão avaliados;
• Transparência: auditoria é uma ferramenta de aprendizado e crescimento e não de punição, logo deixe a equipe a par de tudo que será feito;
• Verifique se não há pendências de auditorias anteriores: não conformidades, planos de ações, melhorias e recomendações;
• Procure não utilizar checklists genéricos: quanto mais específicos e dedicados aos processos que serão auditados, mais e melhor resultado ele trará;
• Capriche no relatório: ele deve ter alguns pontos básicos como quais políticas, processos e procedimentos foram auditados, quais não conformidades foram encontradas, o plano de ações sugerido e as áreas que devem ser priorizadas.

Um dos pontos principais da auditoria é o checklist. O auditor deve ter em mãos os requisitos que precisam ser cumpridos por cada processo, o que pode ser esquematizado em forma de listas de verificação ou questionamentos, para ser mais objetivo. Por exemplo:

• os colaboradores conhecem as normas de Saúde e Segurança do Trabalho (SST)? — fazer perguntas específicas sobre o tema para três funcionários escolhidos aleatoriamente;
• o mapa de risco está disponível para todos? — identificar se os gestores deixaram em local visível e de fácil acesso;
• os EPI’s foram entregues? Existem registros? — verificar se os colaboradores estão fazendo o uso e se há documentos de recebimento assinados por eles.

Após responder a todos os questionamentos e encontrar as evidências — registros que auxiliam nas conclusões — o auditor vai identificar as não-conformidades e redigir um relatório com as modificações e planos de ações necessários.

Para que o ciclo se complete, é importante que haja uma prática de verificação e acompanhamento pós auditoria para garantir que as ações estão sendo realizadas e que os benefícios e resultados estão sendo alcançados.

Qual é a sua importância?

Preparação para auditoria externa

No que diz respeito à área contábil, o art. 3º, da lei 11.638 define a obrigatoriedade da auditoria independente externa por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários (CVM), para as sociedades que tiverem, no exercício social anterior, ativo total superior a 240 milhões de reais ou receita bruta anual superior a 300 milhões. Além disso, a auditoria externa também é utilizada por empresas que desejam a certificação, como a ISO, por exemplo. A de primeira parte deve ocorrer antes dessa, como forma de preparar a organização para a visita do auditor externo.

Otimização dos procedimentos

Ainda que não sejam feitas auditorias externas, é importante fazer a interna, ao menos, anualmente como parte das atividades de verificação ou acompanhamento dos processos. Isso garante a identificação de erros nos processos ou, até mesmo, de possíveis não conformidades. Assim, é possível ter maior efetividade nas tarefas, o que possibilita mais produtividade e melhores resultados.

Aplicação de normas

Para que uma empresa possa funcionar de maneira correta e eficaz, é preciso que existam normas e políticas internas. A auditoria revela o quanto elas estão sendo seguidas e identifica possíveis não conformidades, o que pode evitar maiores problemas futuros, em decorrência do não seguimento das políticas instituídas.

A auditoria de primeira parte é imprescindível para qualquer organização, principalmente para aquelas que desejam alguma certificação ou renovar as que já têm. Sem dúvidas, o gestor vai ter maior segurança na tomada de decisões e confiança nas atividades realizadas pela equipe.

Fonte: Safe